Niemal każda większa firma lub hotel zaopatrzona jest w pomieszczenia o przeznaczeniu szkoleniowym lub konferencyjnym. Używane są zazwyczaj jako sale do wynajęcia dla innych firm, a także miejsce, w których organizowane są szkolenia, konferencje, zebrania, innego typu spotkania, czy też sympozja i kongresy. Podstawą każdej sali konferencyjnej jest jej odpowiednie wyposażenie i właściwy układ mebli. Na co warto zwrócić uwagę podpowiadamy poniżej.
Podstawa każdej sali konferencyjnej – projektor
Najczęściej pierwszym skojarzeniem związanym z salą konferencyjną jest projektor, nie bez powodu! Umożliwia on swobodną prezentację informacji na dużym ekranie, dzięki czemu możliwe jest dotarcie z nimi do dużej grupy osób zebranych w pomieszczeniu. Na projektorowi podłączonemu do komputera w sali do wynajęcia wyświetlane są slajdy, wykresy, prezentacje i inne tego typu informacje. Odpowiedni sprzęt powinien być wyposażony w lampę dobrej jakości, a ponadto pozwalać na regulację kontrastu i jasności wyświetlanych obrazów.
Sprzęt multimedialny dla większych możliwości
Choć projektor stanowi nieodzowną część wyposażenia sali konferencyjnej, nie jest on jedynym elementem sprzętu multimedialnego, w który zaopatrzone powinno być pomieszczenie o przeznaczeniu szkoleniowo-konferencyjnym. Sprzęt, w który koniecznie powinna być zaopatrzona przestrzeń tego typu to z pewnością także mikrofon, okablowanie, czasem laptopy, routery oraz sprzęt audio.
Dobrej jakości system nagłośnieniowy
Do najważniejszych elementów wyposażenia sali konferencyjnej należy z pewnością sprzęt nagłośnieniowy, dzięki któremu możliwa jest swobodna i komfortowa wymiana zdań oraz przekazywanie informacji. Montaż oraz decyzję, dotyczącą systemu audio warto oddać w ręce profesjonalistów, aby wykluczyć ewentualne niedociągnięcia, sprzężenia, a także wszelkie niespodziewane problemy z dźwiękiem. W salach do wynajęcia o mniejszym metrażu najczęściej wystarczają lepszej jakości głośniki do komputera, w przypadku większych pomieszczeń konieczny może się okazać zakup profesjonalnego nagłośnienia.
Sala konferencyjna – odpowiedni układ
Meble w postaci stołów i krzeseł, a przede wszystkim ich odpowiednie ułożenie to połowa sukcesu w każdej sali do wynajęcia. Wśród najczęściej spotykanych rozmieszczeń spotkać można układ konferencyjny ze stołem pośrodku i krzesłach ułożonych wokół niego, układ w kształcie litery “U”, nazywany inaczej podkową, układ teatralny z rzędami krzeseł jeden za drugim, a także układ szkolny, szczególnie często stosowany w salach konferencyjnych, w których odbywają się wszelkiego rodzaju szkolenia, pozwala bowiem na bezpośredni kontakt z prowadzącym.
Dodatkowe udogodnienia w salach do wynajęcia
Właściwy układ mebli, wygodne krzesła, dobre nagłośnienie oraz inny sprzęt multimedialny z projektorem na czele to już właściwie przepis na sukces, jeśli chodzi o wyposażenie sali konferencyjnej do wynajęcia. Można jednak zadać sobie pytanie o dodatkowe udogodnienia w pomieszczeniach tego typu. Wśród nich wspomnieć można o klimatyzacji oraz ogrzewaniu, gdyż zbyt wysoka lub niska temperatura mogą bardzo dawać się we znaki uczestnikom szkoleń czy konferencji, ponadto regulowane światło, usługi cateringowe, tablice flipboard, a w przypadku dużych spotkań międzynarodowych możliwość usługi tłumaczenia symultanicznego.
