Zorganizowanie dużego wydarzenia, jakim jest konferencja, stanowi nie lada wyzwanie. Zazwyczaj w pracę zaangażowanych jest wiele osób, które zajmują się poszczególnymi kwestiami organizacyjnymi. O czym należy pamiętać podczas organizowania konferencji? Jakich błędów unikać?
Opracowanie programu i podział obowiązków
Podstawowym zadaniem, jakie stoi przed organizatorami konferencji, jest podział obowiązków wśród osoby zaangażowane. Bardzo istotne jest ustalenie, kto i za co będzie odpowiedzialny oraz jaki ma czas na wykonanie przydzielonych zadań. Do pomocy należy dobierać pracowników, którzy posiadają odpowiednie kompetencje. Przykładowo pracownik prowadzący księgowość może opracować budżet konferencji, natomiast osoba na co dzień zajmująca się kontaktami z klientem może przekonać ważnych gości do udziału w konferencji. Niezmiernie ważne jest również opracowanie programu konferencji, który należy przedstawić uczestnikom w momencie zapraszania ich na wydarzenie. Warto mieć na uwadze, że plan można sporządzić dopiero wtedy, gdy wszyscy najważniejsi goście potwierdzą swój udział. Sporządzając harmonogram, należy pamiętać o przerwach kawowych (dobrze jest wyznaczyć czas na jedną, nieco dłuższą przerwę obiadową), a także chwili na swobodną dyskusję czy zadawanie pytań. Program nie może być zbyt napięty, jednak z drugiej strony nie powinno też pozostawać zbyt dużo czasu wolnego.
Jakich błędów unikać, organizując konferencję?
Podstawowym błędem, jaki popełnia wiele osób organizujących konferencję, jest wybór nieodpowiedniego miejsca, w którym odbywa się wydarzenie. Dobrze, jeśli tego typu wydarzenie odbywa się poza siedzibą firmy, na tak zwanym neutralnym gruncie. Konferencje trójmiasto można na przykład zorganizować w hotelu bądź specjalistycznym ośrodku biznesowym. Błędem jest również niezamawianie cateringu, a w przypadku konferencji trwających nie dłużej, niż 3-4 godziny – bufetu kawowego. Tego rodzaju poczęstunek znacznie podnosi prestiż organizującego, a dodatkowo pozwala zregenerować siły w przerwie między spotkaniami. Często popełnianym błędem jest nieodpowiedni dobór tematów, które będą poruszane podczas konferencji. Jej tematyka powinna być stosunkowo wąska, tak aby uczestnicy spotkania mogli otrzymać odpowiedź na wszystkie, nurtujące pytania. Jeśli konferencja trwa więcej, niż jeden dzień, to warto podzielić ją na bloki tematyczne, dzięki którym każdy będzie mógł brać udział w spotkaniach, które rzeczywiście go interesują. Ogólno-tematyczne konferencje nie cieszą się tak dużym zainteresowaniem jak te, na których poruszane są jasno sprecyzowane zagadnienia.
Analiza budżetu, podziękowania dla gości
Organizator konferencji musi dopełnić jeszcze kilku ważnych obowiązków po jej zakończeniu. Pierwszym, podstawowym zadaniem jest rozdzielenie budżetu już nie według planów, a według faktycznie poniesionych wydatków. Tego rodzaju informacja może być wartościowa podczas organizowania kolejnego wydarzenia, bowiem wiadomo, co pochłania więcej kosztów, a co mniej. Kolejnym obowiązkiem organizatora jest wysłanie podziękowań dla gości, szczególnie tych, którzy otrzymali specjalne zaproszenie na konferencję. Jest to bardzo miły gest, który znacznie podnosi rangę firmy w oczach osób współpracujących. W dobrym tonie jest wysłanie podziękowań listownie zamiast mailowo. Wyjątek stanowi sytuacja, w której podziękowania, wraz z drobnym upominkiem, były wręczane gościom specjalnym tuż po zakończeniu konferencji.
