Pismo musi być zredagowane zwięźle co oznacza, że nie mają to być długie opowiadania, tylko konkretna treść zawarta w kilku zdaniach wyczerpująca w najbardziej trafny i możliwy sposób sprawę. W tym celu należy unikać zbędnych zdań i zwrotów, które nic nie wnoszą pożytecznego do treści, a jedynie ją niepotrzebnie wydłużają. Należy również unikać powtórzeń i nieistotnych szczegółów, które nic nie wnoszą do sprawy. Pismo powinno być tak długie, aby osiągnęło zamierzony cel. Ponadto powinno być tak zredagowane, aby jego treść była jasna i zrozumiała, dla czytelnika. Oczywiste jest to, że nie może zawierać żadnych błędów ortograficznych czy stylistycznych, ale nie może też być napisane naukowym językiem. Przy redagowaniu pisma trzeba pamiętać, że nie wszyscy ludzie kończyli polonistykę, dlatego trzeba unikać używania określeń i zwrotów, które nie są w powszechnym użyciu oraz nie używać obcych wyrazów/zwrotów. Pismo musi być napisane tak, aby nawet ludzie o mniejszej inteligencji zrozumieli jego treść. Musi być również utrzymywane w płynnej formie. W piśmie nie wolno stosować pogróżek można jedynie napisać o konsekwencjach jakie wynikają z faktu niedostosowania się do treści pisma np. zagrożenie pociągnięciem do odpowiedzialności sądowej. Należy również unikać przesadnych zwrotów grzecznościowych wykazać szacunek, ale nie być przesadnie uprzejmym. Tekst powinien być opracowany bardzo starannie i napisany zgodnie z obowiązującymi zasadami pisowni polskiej. Jedno pismo powinno dotyczyć jednej sprawy. Poruszanie kilku spraw może utrudnić ich załatwienie. Najważniejsze zdania w piśmie, na które czytający powinien zwrócić szczególną uwagę muszą być odpowiednio zaakcentowane, aby od razu „kuły” w oczy. Najczęściej stosuje się:
– podkreślenie
– spacjowanie
– zastosowanie wielkich liter
– druk pogrubiony
– umieszczenie tekstu na środku oddzielnego wiersza
– bezpośrednie słowne zwrócenie uwagi np. „w tym najważniejsze jest aby…”
Ponadto pismo powinno być przejrzyste czyli trzeba stosować w nim akapity, które będą ujmowały nową myśl i interlinie. Warto również wspomnieć o typowych części pisma, które są stosowane a zalicza się do nich:
– wprowadzenie
– przedstawienie zagadnienia czyli czego pismo dotyczy
– uzasadnienie
– wnioski.
Pismo mimo, że jest krótkim i zwięzłym tekstem ma szereg zasad, które trzeba przestrzegać i wcale wbrew powszechnym opiniom nie jest proste do zredagowania. Nie jest to pierwsze lepsze odpowiadanie do którego się siada i pisze to co akurat przyszło do głowy. Musi być dokładnie przemyślane i zredagowane zgodnie z wytycznymi.
