Wirtualne biuro to usługa skierowana do osób zarówno mieszkających w Warszawie, jak i w innym, dowolnym miejscu Polski. Wirtualne biuro w Warszawie umożliwia utworzenie oddziału istniejącej spółce, dodatkowego miejsca prowadzenia działalności lub po prostu siedziby głównej przedsiębiorstwa. Nic nie stoi na przeszkodzie, by siedzibą spółki, fundacji czy stowarzyszenia była Warszawa nawet jeśli magazyn czy biuro obsługi klienta znajdowałyby się w Trójmieście.
Dlaczego wirtualne biuro w Warszawie?
Warszawa jest wdzięcznym miejscem na siedzibę spółki. W centrum Warszawy znajdują się rozpoznawalne w całym kraju adresy jak na przykład Aleje Jerozolimskie.
Posiadanie siedziby firmy w Alejach Jerozolimskich w Warszawie to po prostu prestiż, szczególnie jeśli planujemy mieć firmę międzynarodową, handlującą z różnymi krajami Unii Europejskiej.
Mając firmę większą niż klasa mikro, naturalnym jest, że firma posiada szereg różnych adresów.
W jednym miejscu może być siedziba firmy, w innym magazyn a jeszcze w innym biuro obsługi klienta. Siedziba firmy w Warszawie a oddział w Trójmieście pasuje bardzo dobrze na firmowe wizytówki. Decydując się na taki podział firmy robimy dobre wrażenie na kontrahencie – wrażenie firmy znacznie większej, niż być może jest w praktyce.
Dodatkowym bonusem jest fakt, iż warszawscy przedsiębiorcy twierdzą, że ryzyko kontroli skarbowej w Warszawie jest niskie, gdyż w centrum Warszawy jest bardzo dużo firm.
Wskazują również na liberalne podejście urzędu skarbowego ze Śródmieścia Warszawy w indywidualnych interpretacjach podatkowych.
Firma VSL-System prowadzi wirtualne biura w cenie od 45 złotych do 120 złotych netto za miesiąc. Wirtualne biura VSL-System położone są właśnie pod dwoma adresami – Aleje Jerozolimskie lub do wyboru ul. Mazowiecka.
Oba adresy to centrum Warszawy – dzielnica Śródmieście.
Jak rozpoznać dobre wirtualne biuro?
Dobre wirtualne biuro powinno być własnością firmy oferującej taką usługę. To jest pierwsze pytanie, które powinniśmy zadać. Oczywiście wirtualne biuro musi mieć też dobrą lokalizację. Przykładowo VSL-System posiada kupione na własność lokale w centrum Warszawy, dzięki czemu oferuje dobry warszawski adres na siedzibę firmy.
Lokale te znajdują się z dwóch stron Pałacu Kultury a więc ewidentnie jest to ścisłe centrum.
To plus także dla osób chcących dojechać pociągiem do Warszawy. Z Dworca Centralnego dojdziemy do obu lokali pieszo, bez konieczności brania taksówki.
Dobre wirtualne biuro posiada stałą obsługę – tak zwany wirtualny sekretariat.
Osoby z wirtualnego sekretariatu sprawiają, że wirtualne biuro jest czynne i nie trzeba się umawiać na konkretne godziny. Zajmują się także odbiorem korespondencji i jej skanowaniem – stąd nazwa, że sekretariat jest wirtualny, gdyż tworzy on pliki PDF z zeskanowaną pocztą i posyła je klientom na email.
Być wspólnikiem spółki z siedzibą w Warszawie
Nic nie stoi na przeszkodzie, by mieszkać w Trójmieście, ale utworzyć spółkę w Warszawie i być w niej wspólnikiem. Jedyne na co trzeba zwrócić uwagę to fakt, by wirtualne biuro posiadało sale do spotkań. Jest to wymóg stawiany przez urzędników urzędu skarbowego tym bardziej, gdy wspólnikami są osoby spoza Warszawy. Wirtualne biuro to nie może być tylko taka wirtualna siedziba. Wspólnicy a tym bardziej zarząd spółki musi przynajmniej raz do roku odbyć posiedzenie w siedzibie spółki, czyli pod adresem biura wirtualnego i w trakcie tego posiedzenia należy ustalić dalszy plan prowadzenia spółki, na przykład co spółka ma osiągnąć w kolejnym roku. Spółka położona w wirtualnym biurze nie może pod tym względem różnić się od każdej innej spółki. Wirtualne biuro musi pod swoim adresem posiadać realne sale do spotkań, salki konferencyjne a może i nawet salki na szkolenia czy rekrutacje.
