Przedsądowe wezwanie do zapłaty to narzędzie, którym dysponuje przedsiębiorca chcący odzyskać swoją należność, wynikającą z umowy lub wystawionej faktury. Zanim odda sprawę do sądu ma możliwość bezpośredniego upomnienia swojego dłużnika.
Wezwanie do zapłaty – czy jest?
Przedsądowe wezwanie do zapłaty jest dokumentem skierowanym do dłużnika. To pismo, które wzywa nierzetelnego kontrahenta do spłaty należnej kwoty. Jest to żądanie uregulowania należności, wysyłane jednak do dłużnika przed wejściem na ścieżkę sądową. W wielu przypadkach takie wezwanie do przedsądowe przynosi oczekiwany skutek, należności zostają uregulowane, a przedsiębiorca nie jest zmuszony do podejmowania czasochłonnych działań sądowych. Taki dokument zawsze bowiem otwiera możliwości polubownego porozumienia między stronami, co zawsze jest lepsze niż wkraczanie na ścieżkę prawną.
Dane wierzyciela i… – co powinno się znaleźć w wezwaniu?
Wezwanie do zapłaty, aby było skuteczne tak, jak oczekuje tego jego autor, powinno być odpowiednio przygotowane. Wszelkie tego typu druki i formularze tworzyć trzeba bardzo uważnie, zawierając w nich wszystkie niezbędne informacje. Samo pismo powinno być także przygotowane bardzo dokładnie, jego ton powinien być stanowczy, natomiast od początku do końca bardzo profesjonalny. Tutaj nie ma miejsca na emocje. Wezwanie do zapłaty jest dokumentem, więc powinno być przygotowane w języku oficjalnym.
Przede wszystkim muszą się z nim znaleźć wszystkie niezbędne elementy:
- data i miejsce sporządzenia,
- dane (firmy lub osoby prywatnej) wierzyciela,
- dane dłużnika,
- podstawa prawna (umowa, faktura), z której wynika obowiązek zapłaty,
- kwota należności (bez odsetek lub z nimi),
- termin spłaty (narzucony przez wierzyciela),
- numer rachunku bankowego do zapłaty,
- podpis osoby wysyłającej wezwanie do zapłaty.
Podstawę prawną lub stosunek prawny, który uprawnia do wystawienia takiego pisma to oczywiście okoliczności, które potwierdzają zobowiązanie po stronie kontrahenta (najcześciej jest to umowa lub faktura, choć trzeba pamiętać, że w Polsce obowiązuje także np. umowa słowna). Natomiast termin spłaty długu to najczęściej 7 lub 14 dni od momentu doręczenia pisma. Tutaj warto pamiętać, że wezwanie do zapłaty koniecznie trzeba nadać za potwierdzeniem odbioru.
Jak skutecznie napisać wezwanie?
Wezwania do zapłaty nie piszesz dla samego pisania, ale by osiągnąć konkretny cel. Zadbaj więc o to, aby zawarte tam informacje pobudziły dłużnika do działania. Z pewnością stymulująca może okazać się formuła o wstąpieniu na drogę postępowania sądowego w przypadku nieuregulowania długu we wskazanym terminie. Skierowanie sprawy do sądu to problem nie tylko dla ciebie. Dłużnik oprócz należności wynikających z umowy czy faktury będzie jeszcze musiał ponieść koszty sądowe. To może go skutecznie zachęcić do szybszego uregulowania należności.
Pamiętaj, że droga sądowa to tylko jedno z rozwiązań. Możesz także zaprzestać dostaw, świadczenia usług. Masz możliwość sprzedaży tego długu na giełdzie długów oraz skierowania informacji do baz dłużników. Wszystkie te rozwiązania są bardzo niekorzystne dla kontrahenta, umieszczenie w wezwaniu informacji o możliwych do podjęcia przez ciebie krokach także może przyspieszyć rozwiązanie sprawy.
Ton od początku do końca powinien być oficjalny. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, abyś najważniejsze rzeczy podkreślił kolorem czerwonym lub pogrubioną czcionką.
Przedsądowe wezwanie i ostateczne wezwanie – ile razy można upominać dłużnika?
Wezwanie do zapłaty wysyła się najczęściej po znaczącym upływie terminu płatności. Pismo przygotowuje się w celu odzyskania należności od osoby, która ewidentnie tej należności uregulować nie chce. Prawo nie reguluje co prawda liczby możliwych do wysłania wezwań, natomiast z pewnością nie musisz poprzestać na jednym. Możesz przygotować jedno i drugie wezwanie, trzecie możesz potraktować jako ostateczne. Nie ma sensu wysyłać tego typu pism w nieskończoność. Przy trzecim właściwie zyskujesz pewność, że bez interwencji sądu nie masz co liczyć na spłatę długu. Wtedy nie pozostaje ci nic innego, jak podjąć poważniejsze kroki.
